Вихідний реєстраційний індекс документа

 

Вихідний реєстраційний індекс документа (його ще називають реєстраційним номером вихідної кореспонденції) — це умовне позначення, яке присвоюється документу під час реєстрації у журналі вихідної кореспонденції. 

З чого він складається (за ДСТУ 4163:2020 та Типовими інструкціями з діловодства)
Він завжди складається з двох обов’язкових частин, які розділяються правобічною похилою рискою (/ , називаємо бек-слеш):
1. Індекс справи (за номенклатурою справ вашого закладу)  Це код, який показує, до якої справи (папки) документ буде підшитий після виконання.  Приклад: 01-12, 02-05, 12-01   (перші цифри — часто код структурного підрозділу або виду документів, другі — номер справи в номенклатурі).
2. Порядковий номер.  Це звичайний порядковий номер документа за журналом реєстрації вихідної кореспонденції за поточний календарний рік.  Приклад: 45, 123, 8 тощо.
 Як виглядає повний індекс для вихідного документа. Найпоширеніший варіант для вихідних документів (рекомендований): 
Індекс справи / порядковий номер: Приклади:
- 01-05/123  
- 02-12/45  
- 12-01/08
Повний запис на документі:
№ 01-05/123 від 26.02.2026 

 Варіанти, які часто використовують саме у ВПУ та закладах профосвіти: 12-02/45 — де 12 = код вашого ВПУ (або індекс канцелярії), 02 = місяць або код підрозділу, 45 = порядковий номер.    В-45/02-2026 — з літерним позначенням «В» (вихідний) — зустрічається рідше. 01/45 — спрощений варіант (якщо номенклатура справ дуже проста).
 Важливі правила
- Порядковий номер починається з 1 на початку кожного календарного року.
- Індекс справи береться з номенклатури справ вашого ВПУ (там є розділ «Вихідна кореспонденція»).
- На самому листі індекс ставиться у правому верхньому куті (разом з датою).
- У журналі реєстрації вихідної кореспонденції цей індекс записується повністю.

Якщо у вашому конкретному ВПУ є своя Інструкція з діловодства — там може бути трохи інший порядок частин або додаткові індекси (наприклад, код директора чи відділу). Але базова структура індекс справи / порядковий номер — це державний стандарт.