Останнім часом однією з найбільш популярних спеціальностей вважається діловод. Обов'язки цього співробітника складаються в обробці величезної кількості документів. Чим саме він займається, і чому так важливо мати в штаті працівника такої професії? З цим треба розібратися детально.
основи професії
Кожній більш-менш великій компанії неодмінно потрібен діловод. Обов'язки, які лягають на плечі такого співробітника, включають в себе в основному чисто паперову роботу. На перший погляд вона здається нудною і нікому не потрібною. Але так думають тільки ті, хто абсолютно не уявляє собі весь документообіг підприємства.
Щоб розібратися в цьому потоці інформації, і потрібен діловод. Обов'язки і функції, які він повинен виконувати, полягають в наступному:
- Ведення всього обороту документів на підприємстві.
- Телефонні дзвінки і бесіди з клієнтами.
- Обробка і реєстрація вхідної кореспонденції.
- Здійснення контролю документів, що знаходяться на виконанні у інших співробітників.
- Архівація документів.
Все це вимагає відповідного знання норм і правил ведення діловодства. Подібні навички, звичайно, можна отримати на практиці, але краще додатково мати хорошу теоретичну підготовку.
важливі особливості
Яким же повинен бути справжній діловод? Обов'язки та умови роботи завжди накладають свій відбиток. Це стосується абсолютно всього. Для початку варто окремо сказати про особисті якості. На такому робочому місці від співробітника потрібно:
- Аналітичний розум, щоб легко орієнтуватися в потоці інформації і приймати правильні рішення.
- Здатність тривалий час концентрувати свою увагу на конкретній проблемі.
- Здатність займатися кількома справами одночасно.
- Гарна пам'ять, щоб постійно тримати в голові потрібну інформацію.
- Порядність.
- Товариськість і доброзичливість.
- Стресостійкість та вміння справлятися зі своїми емоціями.
- Комунікабельність.
- Спокійне відношення до критики на свою адресу.
- Уміння вести ділові переговори.
- Знання культури спілкування і правильна мова.
При наявності всіх цих вимог діловод зможе як слід виконувати свою роботу. Але у такої професії є і деякі медичні протипоказання. Серед них:
- захворювання органів дихання (туберкульоз, астма і інші);
- проблеми з серцем (гіпертонія, аритмія, порок);
- нервові розлади.
Якщо таких немає, то співробітник може сміливо приступати до роботи і сподіватися на хороші результати.
Практично в кожному місті є підприємство або організація, на якій трудиться діловод. Посадові обов'язки такого працівника, як правило, полягають в наступному:
- Прийом і обробка вхідної кореспонденції. Спеціаліст повинен зареєструвати лист, передати його адресату, а потім проконтролювати виконання вказівок, зазначених в резолюції. Така інформація заноситься в спеціальні журнали або картки і складає банк даних.
- Супроводжує проходження кожного документа по всіх стадіях: підготовка - оформлення - обробка - зберігання. У будь-який момент діловод повинен мати можливість надати на запит повний розклад.
- Облік та надіслати або прийняти паперів.
- Архівація документів.
- Правильна організація обліку і створення довідкової бази для швидкого і зручного пошуку.
- Контролює правильність оформлення і підписання документів, а також накладення відповідних віз.
- Відповідає за збереження всієї документації підприємства.
З усім цим може впоратися тільки спеціально підготовлений діловод. Посадові обов'язки його складені таким чином, щоб виконувана робота була максимально ефективною.
