Практичні завдання до теми "Принципи розподілу та реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції"

                                                      

Практичні завдання 

Тема: Принципи розподілу та реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції  

Завдання 1. Реєстрація та підготовка до відправлення вихідного листа  
Мета: Оволодіти правилами присвоєння реєстраційного номера, заповнення журналу реєстрації вихідної кореспонденції та підготовки документа до відправлення.  
Ситуація: Ви — діловод ВПУ «Професійний ліцей № 12». Директор підписав лист № 1 до ТОВ «Канцтовари-Плюс» (м. Хмельницький, вул. Проскурівська, 45) з проханням надіслати комерційну пропозицію на поставку офісного паперу А4 у кількості 50 пачок. Дата підписання — 26.02.2026.  
Виконайте наступне:  
1. Присвойте вихідний реєстраційний номер за правилами вашого закладу (індекс ВПУ — 12, поточний місяць — 02).  
2. Заповніть журнал реєстрації вихідної кореспонденції (таблиця 5–7 колонок: № п/п, дата реєстрації, реєстраційний номер, адресат, короткий зміст, виконавець, спосіб відправлення, примітка).  
3. Вкажіть спосіб відправлення (електронна пошта / рекомендований лист / кур’єр).  
4. Підготуйте супровідний запис у журналі «Відправлено» (дата, підпис).  
Форма звітності: заповнена таблиця журналу + короткий письмовий висновок (2–3 речення) про дотримані принципи реєстрації.

Завдання 2. Розподіл внутрішньої службової записки  
Мета: Навчитися аналізувати зміст внутрішнього документа, правильно накладати резолюцію та визначати термін виконання.  
Ситуація: Надійшла внутрішня службова записка від майстра виробничого навчання Іваненка О. П. від 25.02.2026:  «Прошу виділити додаткові 10 комплектів спецодягу для групи № 24 у зв’язку з виходом на виробничу практику».  
Виконайте наступне:  
1. Визначте, кому саме потрібно розподілити документ (директор, заступник директора з АГЧ, головний бухгалтер, завгосп — обґрунтуйте).  
2. Накладіть резолюцію за формою: «Прізвище, ініціали — для виконання / до відома / підготувати проект наказу». Вкажіть термін виконання (не більше 5 робочих днів).  
3. Заповніть журнал реєстрації внутрішньої кореспонденції (колонки: дата надходження, реєстраційний номер внутрішній, автор, короткий зміст, резолюція, виконавець, термін, відмітка про виконання).  
4. Вкажіть, яким способом документ буде доведено до виконавця (електронна пошта, паперовий примірник під підпис, дошка оголошень).  
Форма звітності: заповнений журнал + сканована/фотографована резолюція на бланку службової записки.

Завдання 3. Паралельна реєстрація вихідної та внутрішньої кореспонденції (групове)  
Мета: Порівняти правила реєстрації двох видів кореспонденції та заповнити два журнали одночасно.  
Ситуація:  За один робочий день надійшли/підготовлені 4 документи:  
1. Вихідний лист до управління освіти (про проведення ярмарку вакансій).  
2. Вихідний запит до податкової (про надання довідки).  
3. Внутрішня доповідна записка від викладача (про поломку проектора).  
4. Внутрішній наказ по особовому складу (про преміювання).  
Виконайте наступне:  
- Розділіть документи на 2 групи (вихідні / внутрішні).  
- Присвойте правильні реєстраційні номери (вихідні — з індексом «-ви», внутрішні — «-вн»).  
- Заповніть обидва журнали реєстрації одночасно.  
- Визначте порядок дій: який документ реєструється першим, а який — після підпису керівника.  
Форма звітності: дві заповнені таблиці журналів + схема послідовності реєстрації (стрілочки на аркуші А4).

Завдання 4. Комплексне ситуаційне завдання «Повний цикл діловодства»  
Мета: Закріпити принципи розподілу та реєстрації в реальному робочому ланцюжку.  
Ситуація:  
09:00 — надійшла внутрішня доповідна від бухгалтера про необхідність придбання нового принтера (25.02.2026).  
10:30 — директор наклав резолюцію «Підготувати проект договору з ТОВ «Техно-Світ»».  
12:00 — ви підготували проект вихідного листа-доручення на укладання договору.  
14:00 — директор підписав вихідний лист.  
Виконайте наступне:  
1. Зареєструйте внутрішню доповідну записку.  
2. Накладіть резолюцію (ви вже знаєте текст).  
3. Підготуйте та зареєструйте вихідний лист (присвойте номер).  
4. Заповніть обидва журнали.  
5. Складіть «Контрольну картку» виконання (термін — 05.03.2026) та вкажіть, коли і як ви будете контролювати виконання.  
Форма звітності: 2 заповнені журнали; контрольна картка; короткий звіт (5–7 речень): які принципи розподілу та реєстрації були застосовані та чому важливо дотримуватися черговості дій.  

 Рекомендації викладачу:перед виконанням повторити основні принципи: своєчасність, точність реквізитів, відповідальність виконавця, єдину систему нумерації.  Оцінювати за критеріями: правильність нумерації (30 %), повнота заповнення журналів (30 %), правильність резолюції та розподілу (20 %), оформлення та висновки (20 %).  

Джерела: https://e.dilovodstvo.com/news/yak-pravylno-reyestruvaty-dokumenty