Посадова інструкція діловода затверджується співробітником відділу кадрів або особою, відповідальною за охорону праці в організації. Для працівника посадова інструкція є своєрідною настільною книгою і вказує на основні напрями діяльності та обов'язки.
діловод
Діловод - це працівник, який відповідає за документообіг в організації. В його обов'язки входить, як правило, прийняття, обробка, відправка і зберігання документів.
В кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, зазначено, що до діловоду при працевлаштуванні не повинні пред'являтися вимоги про наявність певного рівня освіти і стажу роботи за професією. Претендентові досить мати професійно-технічну або середню повну освіту і пройти спеціальну підготовку.
Діловод в своїй роботі може використовувати різні технічні засоби. Йдеться як про комп'ютери, принтери і сканерах, так і про телефонію. За все ввірене майно працівник несе матеріальну відповідальність.
Відмінність діловода від секретаря полягає в тому, що секретар, як правило, відповідає за документацію певного керівника, в той час як діловод займається паперами всієї компанії. Останнім часом набирає обертів тенденція об'єднання цих двох професій в одну - секретар-діловод. Як правило, це явище спостерігається в невеликих організаціях, де документообіг невеликий.
Нижче ми розглянемо приклад складання посадової інструкції секретаря та особливостей роботи секретаря-діловода.
Як стверджується посадова інструкція діловода?
Посадова інструкція діловода розробляється службовцям відділу кадрів або працівником, що відповідає за охорону праці на підприємстві. Документ обов'язково повинен бути узгоджений з безпосереднім начальником співробітника; при необхідності начальник має право вносити в текст зміни. Інструкція затверджується керівником установи і представляється діловоду на ознайомлення в момент укладення з ним трудового договору. Працівник повинен поставити на документі свій підпис: це буде означати, що він повідомлений про свої права та обов'язки і дає згоду на те, що буде їх виконувати. Якщо з якихось причин уповноважена особа не ознайомить службовця з інструкцією, то вимагати від нього виконання будь-яких прописаних в папері пунктів буде неможливо, так як виявиться, що він про них не знав.
При необхідності в текст документа можна внести зміни. Однак співробітник повинен бути повідомлений про це; без його згоди ніякі нововведення посадової інструкції не матимуть юридичної сили.
Не знаєте свої права?
Важливо! Якщо діловод з яких-небудь причин відмовляється підписувати документ, про це за підписом співробітника відділу кадрів складається відповідний акт, в якому відбивається небажання співробітника знайомитися з посадовою інструкцією. Копія акту підшивається до особової справи службовця.
Посадова інструкція діловода складається з наступних розділів.
- Загальні положення.
У цій частині документа вказується найменування посади та структурного підрозділу - місця роботи діловода відповідно до затвердженого в організації штатним розкладом. Ще тут потрібно прописати кваліфікаційні вимоги до претендента на вакансію і порядок призначення та зняття з посади, а також варіанти заміщення співробітника в разі його відсутності. - Функції і завдання.
Розділ містить перелік основних напрямків діяльності діловода. Як правило, до таких належить прийом і обробка документації. Крім цього мова може йти про організацію зберігання і обліку паперів. - Посадові обов'язки.
Посадові обов'язки діловода залежать здебільшого від розмірів підприємства і наявності / відсутності автоматизованих систем, технічних засобів і т. д. Чим організація більше за розмірами, тим імовірніше, що в її штаті кілька посад діловодів, за кожним з яких закріплена своя сфера діяльності. Наприклад, один відповідає тільки за вхідну документацію, другий за архівування і т. Д. Ми узагальнимо обов'язки службовця з урахуванням того, що така посада в установі одна.До основних обов'язків діловода, на наш погляд, відносяться:
- прийом і реєстрація вхідної кореспонденції;
- виконання резолюції керівника на документі;
- оформлення реєстраційних карток на папери або ведення бази підприємства;
- ведення картотеки обліку документації та видача довідки з питання перебування конкретного документа;
- розсилка кореспонденції по адресатам;
- організація зберігання та архівування документів;
- забезпечення схоронності всієї проходить через нього документації.
- Права.
Для реалізації покладених на нього обов'язків діловод наділяється комплексом прав. Зокрема, співробітник має право на:- вимога від працівників організації виконання резолюцій керівника в термін;
- запит необхідної інформації;
- отримання доступу до всіх інформаційних систем установи, необхідним для здійснення його діяльності;
- ознайомлення з проектами рішень керівника, які тим чи іншим чином стосуються напрямки роботи співробітника;
- інше сприяння з боку керівників і співробітників підприємства.
- Відповідальність.
У цьому розділі зазначаються види відповідальності, до яких може залучатися працівник у разі невиконання або неналежного виконання посадових обов'язків. Мова, зокрема, йде про дисциплінарну і матеріальну відповідальність, адміністративної, а в деяких випадках навіть кримінальної.
Важливо! У зв'язку з тим, що діловод працює практично з усіма документами компанії, при працевлаштуванні з ним може бути укладено угоду про нерозголошення комерційної таємниці, яка стане йому відома. Недотримання пунктів цього документа може привести до того, що службовець буде покараний аж до застосування заходів кримінальної відповідальності.
Для довідки: законодавство РФ не містить обов'язкових вимог до складання посадових інструкцій діловода щодо кількості та назви розділів документа. Саме тому уповноважені особи мають право вносити зміни в текст інструкції, прибираючи або додаючи різні його частини за своїм вибором.
Посадові обов'язки секретаря-діловода
Організації, які здійснюють широкий спектр діяльності, як правило, можуть собі дозволити утримувати в штаті і секретаря, і діловода. Однак невеликі підприємства, які не відрізняються великою кількістю працівників, як правило, об'єднують ці дві посади в одну - секретар-діловод.
Секретар - це службовець, основним обов'язком якого є забезпечення роботи керівника підприємства з організаційної та документаційною точки зору. Тут простежується конкретика в посадових обов'язках. Якщо до роботи секретаря додати функції діловода, то коло діяльності розшириться: співробітник повинен буде відповідати за обробку документації всієї установи.
У посадовій інструкції секретаря-діловода, крім основних обов'язків в сфері діловодства, які були перераховані нами в попередньому пункті, зазначаються також наступні напрямки діяльності:
- прийом і обробка вхідних дзвінків;
- робота з резолюціями керівника;
- складання робочого плану начальника;
- вирішення організаційних питань і т. д.
Секретар-діловод повинен знати основи архівної справи, так як в його обов'язки буде входити облік і збереження документації, а також її подальша передача в архів. Якщо в організації немає працівника, відповідального за цю сферу, то займатися архівуванням доведеться саме секретарю-діловоду.
Таким чином, посадова інструкція діловода є документом організаційно-розпорядчого характеру, яка після ознайомлення з нею стає обов'язковою для виконання співробітником. Ми рекомендуємо прописати посадові обов'язки службовця самим докладним чином, охопивши всі напрямки його діяльності, для того щоб в процесі роботи не виникало питань щодо правильності дій співробітника.
1. Загальні положення
1.1. Діловод відноситься до категорії технічних виконавців.
1.2. Діловод призначається на посаду і звільняється з неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Діловод підпорядковується безпосередньо генеральному директору / начальнику документаційного забезпечення організації / завідувачу канцелярією.
1.4. На час відсутності діловода його права і обов'язки переходять до іншого посадовій особі, Про що оголошується в наказі по організації.
1.5.
На посаду діловода призначається особа, яка відповідає таким вимогам:
освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної
роботи від півроку, знання діловодства, програм Microsoft Office.
1.6. Діловод керується в своїй діяльності:
-
нормативними правовими актами, положеннями, інструкціями, іншими
керівними матеріалами та документами з ведення діловодства на
підприємстві;
- Інструкцією з діловодства та роботи архіву на підприємстві;
- Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- цією посадовою інструкцією.
2. Завдання та обов'язки діловода
Діловод виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи.
2.2.
Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на
виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
2.3.
Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює
контроль над їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих
документах.
2.4. Відправляє виконану документацію по адресатам.
2.5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
2.6. Забезпечує зручний і швидкий пошук документів.
2.7.
Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені
діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних,
складає описи справ, переданих на зберігання в архів.
2.8. Приймає
документи на підпис завідуючого канцелярією / начальника відділу
документаційного забезпечення, перевіряє правильність їх складання та
оформлення.
2.9. Забезпечує збереження проходить службової документації.
2.10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
3. Права діловода
Діловод має право:
3.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
3.2.
Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи,
пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
3.3.
Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від
керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи,
необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.
4. Відповідальність діловода
Діловод несе відповідальність:
4.1. За невиконання та / або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів і розпоряджень по збереженню комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3.
За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової
дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.
Діловодство - це характерне напрямок діяльності більшості підприємств, організацій і приватних компаній, яке передбачає збір, оформлення і зберігання всієї документації. Від правильності і грамотності складання паперів залежить оперативність отримання та обробки інформації, а це призводить до своєчасного прийняття ефективних рішень. Відповідно в штаті будь-якого господарюючого суб'єкта є діловод, обов'язки якого і поширюються на ведення документообігу. Що входить в обов'язки діловода?
Діловод, обов'язки якого можуть варіюватися від оформлення паперів до прийняття оперативних рішень, затребуваний на ринку трудових ресурсів завжди. Він може працювати в будь-якій компанії, де є документообіг. На сьогодні за законодавством кожне підприємство, незалежно від сфери та форми власності, зобов'язана мати правильно оформлені підтверджуючі документи про діяльність та фінансах, а їх ведення входить в обов'язки діловода. Приходять в цю професію з родинних посад: диспетчер-оператор, секретар-референт, офіс-менеджер або працівник довідкової служби. Хороший канцелярський співробітник - незамінний фахівець і надійний помічник керівника. Діловод, обов'язки якого давно вже переросли банальне оформлення документації, може стати особистим помічником керівника. Спеціаліст даної професії - це в першу чергу службовець, який відповідальний за організацію і зберігання документації компанії. Найчастіше він працює в канцелярії і керується податковим, цивільним, судовим законодавством. У малих фірмах діловод, обов'язки якого поширюються лише на заповнення паперів, виконує свої обов'язки в поодинці. Можливо, що він і секретар - це одна особа. У великих компаніях і корпораціях в штаті є кілька співробітників даної спрямованості, які обробляють паперу по конкретному колу питань.
Функціональні обов'язки діловода
Основна його обов'язок - ведення документообігу компанії, він:
- приймає, кореспондує, сортує, відправляє всі ділові папери і листи;
- веде ділову переписку;
- веде їх облік в спеціальних журналах і здійснює контроль за нерозголошенням особливо важливої \u200b\u200bінформації, а також контролює своєчасне і правильне виконання документів;
- готує всі необхідні матеріали для керівника і бізнес-зустрічей;
- організовує роботу архіву.
Діловод повинен мати диплом про вищу освіту (економічну, юридичну), бувають випадки, коли досить і середньої освіти. Кандидат повинен грамотно володіти мовою, знати ключові правила ведення ділових паперів. Дана професія вимагає від фахівця не тільки професіоналізму і інтелектуальних здібностей, але і таких персональних особливостей, як акуратність, організованість, пунктуальність, доброзичливість. Людині, яка бажає працювати на посаді діловода, повинні бути властиві здатність до тривалої концентрації уваги, відмінна пам'ять, психологічна стійкість, комунікативні навички та конструктивне сприйняття критики. Найчастіше крім особистих якостей і диплома про освіту до кандидата пред'являють і інші вимоги, наприклад знання іноземних мов. Сьогодні багато компаній співпрацюють із зарубіжними підприємствами, і щоб уникнути непорозумінь діловод повинен володіти іноземною мовою, Найчастіше це англійський.
професія діловод
Професія діловода полягає у веденні документообігу компанії. Кожен день через руки фахівця проходить маса документації, яку необхідно проаналізувати, обробити і, при необхідності, відправити адресату. У деяких фірмах посаду діловода може включати завдання секретаря або офіс-менеджера - особисті прохання керівництва, дзвінки, роботу з клієнтами, ведення кореспонденції та навіть переклад документів з іноземних мов.
Дана професія перспективна, як правило, тільки у великих компаніях, оскільки саме там існують серйозні служби секретаріату.
Діловод - це офісний службовець, в сфері відповідальності якого ведення документації тієї чи іншої організації, підприємства, суду і т.д. Представник цієї професії повинен бути знайомий з основами податкового, фінансового, судового та іншого законодавства, з яким має справу за фахом.
У невеликих фірмах діловод і секретар часто є однією особою. У серйозних організаціях з великим оборотом на посадах діловода трудяться люди, які отримали профільну освіту.
За обов'язків представник даної професії займається роботою з документами, приймає і відправляє листи, сортує ділові папери за ступенем їх важливості. Діловод також займається веденням обліку та контролю документації в спеціальних журналах. Найчастіше він готує матеріали для керівника організації, в якій працює
Якщо говорити про плюси даної професії, то слід зазначити, що фахівець в даній сфері може отримати роботу в великих організаціях і державних установах, які ведуть прийом відвідувачів і мають великий документообіг. Тут відкриваються перспективи для кар'єрного росту, Які багато в чому залежать від професійних якостей діловода і успішності його діяльності.
Що стосується мінусів, то тут можна відзначити сидячий характер роботи з притаманною їй професійними захворюваннями, а також середній або нижче середнього рівень оплати праці в початковий період кар'єри.
Можливо Вас зацікавлять:
Вірно все написано, тільки щодо досвіду не погоджуся. Досвід потрібен. І ще. від цієї людини залежить, буде порядок або "бардак" в організації, тому далеко не завжди зарплата нижче середнього
Немає коментарів:
Дописати коментар