Посадова інструкція діловода

 Посадова інструкція діловода

                                                                                                                    

                                                                                                                     ЗАТВЕРДЖУЮ
                                                                                                                    Генеральний директор
                                                                                                                    Прізвище І.Б                                                                                                                                                 ________________
                                                                                                                    «________» _________  р

1. Загальні положення

1.1. Діловод відноситься до категорії технічних виконавців.
1.2. Діловод призначається на посаду і звільняється з неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Діловод підписує договір матеріальної відповідальності / начальнику документаційного забезпечення організації / завідувачу канцелярією.
1.4. На час відсутності діловода його права і обов'язки переходять до іншої службової особи, про що оголошується в наказі по організації.
1.5. На посаду діловода призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від півроку, знання діловодства, програм Microsoft Office.
1.6. Діловод керується в своїй діяльності:
- нормативними правовими актами, положеннями, інструкціями, іншими керівними матеріалами та документами з ведення діловодства на підприємстві;
- Інструкцією з діловодства та роботи архіву на підприємстві;
- Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- цією посадовою інструкцією.

2. Завдання та обов'язки діловода

Діловод виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи.
2.2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль над їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих документах.
2.4. Відправляє виконану документацію по адресатам.
2.5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
2.6. Забезпечує зручний і швидкий пошук документів.
2.7. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, переданих на зберігання в архів.
2.8. Приймає документи на підпис завідуючого канцелярією / начальника відділу документаційного забезпечення, перевіряє правильність їх складання та оформлення.
2.9. Забезпечує збереження проходить службової документації.
2.10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

3. Права діловода

Діловод має право:
3.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
3.3. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.

4. Відповідальність діловода

Діловод несе відповідальність:
4.1. За невиконання та / або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів і розпоряджень по збереженню комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.