Споріднені діловоду професії

 

Утримувати в штаті діловода можуть собі дозволити тільки великі підприємства. Для організацій з малою чисельністю робочих одиниць це розкіш. Невеликий обсяг документообігу дає можливість економити фонд оплати праці. А нескладну роботу з документами бере на себе секретар. Це дозволяє фахівцеві максимально завантажити свій робочий день. Тому обов'язки секретаря-діловода є гармонійне поєднання функцій, відповідних обох посадах.

Вони повинні бути зібрані в одну інструкцію і обов'язкові для виконання. Особливість полягає в тому, що обидві ці професії (діловод і секретар) дуже схожі між собою. Обидві вони передбачають роботу з документами і спілкування по телефону. Тут навіть складно визначити, яка обов'язок якої спеціальності підходить найбільше. Як і раніше залишаються основні напрямки їх діяльності:

• робота з вхідною та вихідною кореспонденцією;
• здійснення контролю за виконанням документів;
• відповіді на телефонні дзвінки і їх перенаправлення для спілкування з іншими фахівцями;
• ведення архіву.

Все це і складає обов'язки секретаря-діловода.

Робота будь-якого підприємства пов'язана з потоками різних документів. Систематизувати її і перетворювати в стрункий механізм повинен саме діловод. В дитячому садку обов'язки такого плану теж існують в достатньому обсязі.

Крім того, треба врахувати, що дитячі дошкільні установи  останнім часом стали досить самостійними і отримали досить широкі права. Це стосується наукової, фінансової, кадрової, господарської та інших видів діяльності. Керівництво таких установ може вести роботу в самих різних напрямках, самостійно укладаючи договори і ведучи відповідні переговори. Все це відбивається на паперовому потоці всередині організації, який вимагає своєчасної обробки та систематизації. Діловоду доводиться не тільки вивчати, але також класифікувати документи, розділяючи їх за призначенням:

• розпорядчі;
• інформаційні та довідкові;
• організаційні;
• кадрові (по особовому складу);
• фінансові;
• технічні.

Усі які папери необхідно привести в сувору систему, а потім передати для виконання і реагування.

Приступаючи до складання посадової інструкції, необхідно особливу увагу звернути на функціональні обов'язки діловода. Деякі плутають їх з посадовими. Але між цими поняттями є серйозне відмінність.

У першому випадку маються на увазі ті головні функції, які повинен взяти на себе фахівець-діловод:

1. Робота з вхідними документами, їх реєстрація та розподіл по структурних підрозділах.
2. Облік руху паперів і контроль їх виконання.
3. Передача обробленої кореспонденції адресатам.
4. Організація зберігання документів.

Це головні напрямки, за якими має бути організована робота фахівця подібного роду. Коли мова йде про посадові обов'язки, то мається на увазі те, чим має займатися співробітник на конкретному підприємстві. Перераховані дії розраховані на певну структуру компанії і особливість взаємодії її окремих ділянок і підрозділів.

Всупереч поширеній думці, професія діловода і секретаря - не одне й те саме. Спеціаліст діловодства має набагато більше повноважень і обов'язків, ніж рядовий секретар.

Хто такий діловод: що потрібно знати про професії

Діловод - співробітник організації, відповідальний за ведення документообігу, включаючи реєстрацію обліку кореспонденції і внутрішньої документації.

Чи складно вчитися?

Для того щоб стати діловодом, необхідно отримати відповідну освіту.

Плюси і мінуси професії

Основною перевагою даної професії є можливість отримання роботи в крупній організації або державній установі, що при наявності належного досвіду і освіти відкриває перспективу кар'єрного росту і, відповідно, підвищення зарплати.

До недоліків роботи діловодом слід віднести сидячий спосіб роботи і ризики отримання професійного захворювання, з ним пов'язаного. Крім того, на початковому етапі кар'єри працю діловода оплачується на середньому, а часом і низькому рівні, що також є мінусом даної професії.

Завдання та обов'язки

Посадові завдання та обов'язки діловода залежать, перш за все, від сфери діяльності і величини організації. Базовими обов'язками фахівця діловодства є:

• ведення документообігу;
• реєстрація та обробка кореспонденції;
• контроль своєчасного виконання документів;
• ведення архіву документів.

У деяких організаціях діловод відповідає за лінгвістичний переклад документів і кореспонденції.

Чим займається діловод?

На сьогоднішній день діловодство вважається однією з найбільш широких сфер діяльності, тому на функції фахівця можуть впливати багато факторів, в тому числі специфіка роботи компанії, її розмір і співпрацю із зарубіжними партнерами.

Однак, в більшості випадків, діловод:

• реєструє і обробляє кореспонденцію;
• веде документообіг;
• контролює актуальність і своєчасність виконання приписів в документах;
• працює з клієнтами;
• веде переговори;
• веде архів компанії;
• перевіряє актуальність методів роботи відповідно до законодавства.

Робота і зарплата

Діловоди затребувані в багатьох організаціях, в тому числі в:

• великих компаніях;
• архівах;
• освітніх і культурних установах;
• довідкових службах.

Заробітна плата фахівця залежить від безлічі факторів: рівня професіоналізму, досвіду роботи, специфіки діяльності, регіону, величини організації. У зв'язку з цим рівень зарплати діловода може коливатися від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Як стати діловодом?

Для того щоб отримати можливість працювати на посаді діловода необхідно:

• мати відповідну освіту;
• досвід роботи (опціонально);
• володіти навичками роботи з ПК та офісною технікою.

Як отримати сертифікат?

Як показує практика, для отримання посади на невеликому підприємстві часто досить середньої освіти або успішно закінченого курсу діловодства. Другий варіант займає набагато менше часу, тому є одним з найпопулярніших і затребуваних напрямів в отриманні додаткової освіти.

важливо: Навчальні курси проводяться у ВНЗ, ссузів і навчальних центрах.

У програму курсу входять, як правило, такі теми як:

• ази діловодства та машинопису;
• правила оформлення документації (ГОСТи);
• робота з оргтехнікою;
• облік і реєстрація документів;
• робота з ПК.

Після успішного проходження курсу майбутні фахівці отримують відповідне посвідчення про закінчення навчання.

Навчання на діловода: де вчитися

Куди піти?

Варіантів отримати професію кілька. Найбільш зручним і швидким способом є проходження спеціалізованих курсів. Як правило, таке навчання займає від 40 годин. Важливо розуміти, що такий формат навчання підійде тільки для роботи в невеликих компаніях. Керівництво великих установ за краще наймати на роботу володарів вищої освіти - тому в такому випадку буде потрібно закінчити ВНЗ за профілем «Діловодство».

Навчання після 9 класу

Випускники 9 класу, які бажають отримати професію діловода, можуть вступити в середньо-спеціального навчального закладу на спеціальність «Діловод»

Здача кваліфікаційного іспиту

Регулярна здача кваліфікаційного іспит для діловодів не потрібно. Однак, при проходженні курсів, майбутні фахівці складають підсумковий іспит, який підтверджує успішне закінчення навчання, і отримують засвідчує документ.

Курси підвищення кваліфікації

Проходження курсів діловода протягом всієї кар'єри - відмінний спосіб просунутися по кар'єрних сходах.

За допомогою курсів підвищення кваліфікації фахівець може:

• вивчити суміжну область (наприклад, юридична або кадрове діловодство);
• ознайомитися з інноваційними методами роботи;
• освоїти роботу зі спеціалізованими програмами і базами даних;
• вивчити секретарські навички: машинопис, психологія спілкування, особливості ведення переписки тощо.

Таким чином, професія діловода є однією з найбільш затребуваних і популярних. Але важливо пам'ятати, що проходження курсів досить тільки для роботи в невеликій фірмі, а для отримання посади в великій організації необхідно закінчити вищий навчальний заклад і постійно підтримувати кваліфікацію.

Професія діловода полягає у веденні документообігу компанії. Кожен день через руки фахівця проходить маса документації, яку необхідно проаналізувати, обробити і, при необхідності, відправити адресату. У деяких фірмах посаду діловода може включати завдання секретаря або офіс-менеджера - особисті прохання керівництва, дзвінки, роботу з клієнтами, ведення кореспонденції та навіть переклад документів з іноземних мов.

Дана професія перспективна, як правило, тільки у великих компаніях, оскільки саме там існують серйозні служби секретаріату.

Місця роботи

Діловоди потрібні будь-якої великої компанії, архіву, освітнього чи культурного закладу, довідковій службі, а також багатьом іншим організаціям.

Обов'язки діловода

Посадові обов'язки діловода залежать від сфери діяльності і величини компанії-роботодавця, при цьому основні функції полягають в наступному:

• ведення документообігу компанії;
• реєстрація та обробка кореспонденції;
• ведення телефонних переговорів і робота з клієнтами;
• контроль своєчасного виконання документів;
• ведення архіву документів;
• знання основних положень ЕГСД (Єдиної державної системи діловодства) і нормативно-правових актів, що містять правила ведення документації в певній організації;

У деяких компаніях діловод займається перекладом кореспонденції і документів з англійської на російську і навпаки.

Вимоги до діловоду

Основні вимоги до діловоду включають в себе:

• вищу освіту (бажано: економіка, документознавство, архівознавство);
• володіння ПК та офісною технікою;
• вміння працювати з документами (оформлення, ведення реєстрів, архівування тощо);
• вміння вести комунікації з клієнтами;
• досвід роботи на аналогічній або схожій посаді від 1 року.

Крім професійних навичок, діловод повинен бути акуратним, уважним і посидючим.

У деяких компаніях також потрібне знання англійської мови.

 

Як стати діловодом

Для того щоб отримати посаду діловода у великій компанії необхідно мати вищу освіту і досвід роботи більше 1 року. Крім того, корисно буде закінчити комп'ютерні курси, так як завдання фахівця включають роботу з ПК та офісною технікою.